Nikogo chyba nie trzeba przekonywać, że ważne dokumenty muszą być przechowywane tak aby one same oraz zawarte na nich dane były w pełni bezpieczne. To bardzo istotne aby przechowywanie dokumentów nie było traktowane z przymrużeniem oka. Chyba wszyscy się zgodzą z tym, że biuro pełne ważnych papierzyszk porozrzucanych na całej podłodze nie wzbudza zbyt dobrego wrażenia. Odpowiednie przechowywanie dokumentów wymaga chwili zastanowienia się i podjęcia środków najbardziej adekwatnych. Dostępnych jest wiele rozwiązań umożliwiających bezpieczne przechowywanie dokumentów o każdym charakterze. Nie ważne czy będzie to lista płac, faktura ¹ za telefon czy starożytny manuskrypt, na dzisiejszym rynku, bez większych problemów powinniśmy znaleźć odpowiednią infrastrukturę ułatwiającą przechowywanie dokumentów. Czasami są to wręcz całe grupy urządzeń, które odpowiadają za właściwą temperaturę, wilgotność powietrza, światło i resztę czynników wpływających na stan dokumentów. Interesującym sposobem na przechowywanie dokumentów jest podanie ich procesowi digitalizacji. Zamiast przechowywać dokumenty w tradycyjnej postaci możemy przecież przetworzyć je w strumień danych (za pomocą skanera lub podobnych urządzeń) a następnie zapisać je na płycie lub innym nośniku danych. Tak zabezpieczone pisma nie zajmują zbyt wiele miejsca (w przeciwieństwie do ich papierowych tradycyjnych odpowiedników). Nie wszyscy są jednak przekonani do takich rozwiązań. Duża liczba osób przywiązana jest do papieru i dokumenty zapisane w elektroniczny sposób uważa wręcz za niepełnowartościowe. Podobne podejście można zauważyć dość często, niestety wiele osób postrzega elektroniczne dokumenty za niepełnowartościowe.